Il en va des événements sportifs comme des événements de nos vies quotidiennes. Certains sont grands, (les « super-événements internationaux », JO ou championnats du monde, ceux qui riment avec toujours et qu’on n’oublie jamais) et d’autres plus petits (rencontres locales ou tournois entre amis qui nous marquent sur l’instant et dont on a parfois du mal à se souvenir l’année d’après). Mais finalement, à part leur résonance, quelle différence entre eux ? « Coupe du monde de la FIFA » en Russie, juin 2018 ou « Tournoi de pétanque intercommunal » à Ste-Hermine-La-Vineuse, avril 2018, tout n’est finalement qu’une question de proportions et de temps.
Voyez plutôt. Au départ, un événement sportif n’est qu’un projet, une envie. La simple envie d’une rencontre autour d’une passion commune. Evénements mondiaux ou super-petits événements, c’est, finalement, la même idée. Celle de la rencontre, du plaisir d’être ensemble et de la chaleur humaine. Mais réussir l’organisation d’un événement sportif n’est jamais une affaire simple. C’est un combat, une lutte acharnée contre le temps et contre la montre, d’où vous risquez de sortir rincer par le stress et les obstacles.
Pour réussir l’organisation de votre événement sportif, il vous faudra tout d’abord patience, énergie et ténacité. Ces trois ingrédients (pas l’un ou l’autre séparément, mais bien les trois conjugués) seront indispensables pour le mener à bien.
Il vous faudra ensuite vous entourer d’une équipe réduite mais solide, structurée par domaine de compétences, vers l’objectif à atteindre. Une équipe de femmes et d’hommes animés par les mêmes ambitions et par le même degré d’exigence.
Avant de vous lancer tête baissée vers l’arrivée, vous commencerez par un travail intellectuel et théorique. Je sais, pour beaucoup d’entre vous, ce sera difficile. Mais arrêtez-vous un instant. Posez simplement votre projet sur le papier. Transformez votre idée en concept. Expliquez, décrivez, soyez clair et convainquant. Développez avec vos propres mots, les grandes lignes, les règles du jeu et des enjeux économiques, sociaux et sportifs de votre projet. Ce texte vous servira de référence. Et tout en écrivant ce document fondateur, vous donnerez naissance à votre événement.
Une fois ceci posé, il vous faudra planifier. Dans un sens et dans l’autre. Dans celui des aiguilles de la montre, tout d’abord. En regardant vers l’avant, vous déterminerez minutieusement la date de l’événement. Ne la fixez pas au petit bonheur ou en fonction d’une météo supposée. Réalisez un vrai tour d’horizon de l’actualité, des calendriers et autres éphémérides administratives. La date est importante. Elle signera l’acte de naissance de votre événement. Ce n’est pas rien. Ensuite, à partir de cette date, il vous faudra planifier à l’envers et remonter le temps jusqu’à l’instant présent en positionnant sur le chemin balises et avertisseurs. Le rétro-planning est le fil rouge du créateur d’événement sportif, son fil d’Ariane aussi. Travailler sur le rétro-planning de l’événement, c’est à la fois jouissif et effrayant. Un peu comme tenter de prédire l’avenir avec un stylo. Il faut un sacré culot et beaucoup d’inconscience. Mais vous n’en manquez pas, puisque vous êtes toujours là.
Sur ce fil rouge qui conduit tout droit à l’événement, vous positionnerez ensuite des jalons bien visibles qu’il s’agira d’activer le moment venu. Ces jalons sont les leviers qui donneront vie à votre événement. Il y a des outils pour cela. Ils ont des noms barbares mais vous seront bien utiles. Mais c’est une autre histoire. Nous en reparlerons dans de prochains tutos du Bachelor en Management du Sport IRSS.
Pour l’instant, étudiants intrépides qui déjà trépignez devant vos écrans, soyez à ce que vous faites. Ne lâchez pas la proie pour l’ombre. N’oubliez pas que pour prendre le départ de ce marathon, il vous faudra le BAC. Et si vous l’avez déjà, alors haut les cœurs et en avant. Vous n’avez d’autre choix que la réussite car le compte à rebours à déjà commencé.
Patrick Levaufre©, avril 2018.