Le télétravail transforme profondément le métier de secrétaire médicale. Autrefois impensable dans ce secteur, cette modalité de travail à distance s’est largement développée ces dernières années. En effet, la digitalisation des outils médicaux et l’évolution des pratiques ont rendu possible cette transformation. Découvrons ensemble les avantages, les défis et les bonnes pratiques du télétravail dans le secrétariat médical.
L’essor du télétravail dans le secrétariat médical
Une évolution accélérée par la crise sanitaire
Tout d’abord, la pandémie de COVID-19 a joué un rôle déterminant dans l’adoption du télétravail pour les secrétaires médicales. Cette période exceptionnelle a contraint les établissements de santé à repenser leur organisation. Par conséquent, des solutions de travail à distance ont été rapidement déployées pour maintenir la continuité des services administratifs.
De plus, cette expérience forcée a démontré la faisabilité technique et organisationnelle du secrétariat médical à distance. Les réticences initiales ont progressivement cédé la place à la reconnaissance des bénéfices multiples. Cette transition accélérée a ouvert la voie à une transformation durable des pratiques professionnelles.
En outre, les investissements réalisés pendant cette période en équipements et logiciels adaptés ont créé une infrastructure favorable. Les cabinets médicaux et établissements de santé disposent désormais des outils nécessaires pour pérenniser ces modalités de travail. Cette base technologique constitue un socle solide pour l’avenir du secrétariat médical à distance.
Les différentes formes de télétravail en secrétariat médical
D’une part, le télétravail peut être organisé à temps partiel, alternant présence sur site et travail à domicile. D’autre part, certaines structures optent pour un secrétariat entièrement externalisé et à distance. Cette diversité de modèles permet d’adapter la solution aux besoins spécifiques de chaque établissement.
À titre d’exemple, le modèle hybride avec 2-3 jours de présence physique et le reste en télétravail rencontre un succès croissant. Cette formule maintient le lien direct avec l’équipe soignante et les patients tout en offrant les avantages du travail à distance. Elle représente souvent un bon compromis pour débuter la transition vers le télétravail.
Par ailleurs, les plateformes de secrétariat médical mutualisé se développent rapidement. Ces services externalisés proposent des permanences téléphoniques et une gestion administrative à distance pour plusieurs praticiens. Cette mutualisation des ressources permet d’optimiser les coûts tout en garantissant une continuité de service.
Les tâches compatibles avec le travail à distance
Premièrement, la gestion téléphonique constitue la fonction la plus fréquemment externalisée. Les technologies de téléphonie sur IP permettent de rediriger les appels vers le domicile de la secrétaire ou vers une plateforme dédiée. Cette dématérialisation de l’accueil téléphonique maintient la qualité du service tout en offrant une grande flexibilité organisationnelle.
Deuxièmement, la gestion des rendez-vous via des logiciels spécialisés s’effectue parfaitement à distance. Les plateformes comme Doctolib, Maiia ou Clickdoc facilitent cette tâche en proposant des interfaces accessibles en ligne. La synchronisation en temps réel garantit une coordination optimale entre tous les intervenants.
Finalement, le traitement administratif des dossiers patients peut également être réalisé en télétravail. La numérisation des documents, la facturation ou la rédaction de courriers s’adaptent particulièrement bien au travail à distance. Ces tâches nécessitent concentration et précision, qualités souvent favorisées par un environnement de travail personnel.
Les avantages du télétravail pour les différentes parties prenantes
Bénéfices pour les secrétaires médicales
Tout d’abord, l’amélioration de la qualité de vie professionnelle constitue un avantage majeur fréquemment cité. L’élimination des temps de trajet quotidiens réduit considérablement la fatigue et le stress. Cette économie de temps et d’énergie contribue significativement au bien-être global des secrétaires médicales.
De plus, la flexibilité horaire, même partielle, facilite l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Cette souplesse organisationnelle permet notamment de mieux concilier responsabilités familiales et exigences professionnelles. Elle représente un facteur déterminant dans la satisfaction au travail et la fidélisation des talents.
En outre, l’autonomie accrue dans l’organisation des tâches valorise les compétences professionnelles. Cette responsabilisation renforce le sentiment d’accomplissement et la motivation intrinsèque. La confiance accordée par l’employeur constitue une reconnaissance implicite des capacités et de l’engagement professionnel.
Avantages pour les établissements de santé
D’une part, l’optimisation des espaces de travail représente un bénéfice économique non négligeable. D’autre part, la réduction des coûts immobiliers permet de réallouer des ressources vers d’autres priorités. Cette rationalisation spatiale s’avère particulièrement pertinente dans les zones urbaines où le mètre carré est onéreux.
En effet, l’élargissement du bassin de recrutement constitue un atout stratégique majeur. Le télétravail permet d’accéder à des talents éloignés géographiquement de l’établissement. Cette extension territoriale facilite le recrutement de profils spécialisés ou expérimentés parfois difficiles à trouver localement.
Par ailleurs, la continuité du service administratif même en cas d’événements perturbateurs (intempéries, grèves, épidémies) renforce la résilience organisationnelle. Cette capacité à maintenir les fonctions essentielles quelles que soient les circonstances représente un avantage opérationnel considérable. Elle garantit la permanence de l’accueil téléphonique et du suivi administratif des patients.
Impacts positifs pour les patients
Premièrement, l’amélioration de la disponibilité téléphonique constitue un bénéfice immédiatement perceptible pour les patients. L’organisation optimisée des permanences téléphoniques réduit les temps d’attente et les appels sans réponse. Cette accessibilité renforcée améliore significativement l’expérience patient dès le premier contact.
Deuxièmement, la réduction des délais de traitement administratif accélère l’ensemble du parcours de soins. Les demandes de prise en charge, les courriers médicaux ou les résultats d’examens sont traités plus efficacement. Cette fluidification administrative contribue directement à la qualité globale du service médical.
Finalement, la possibilité d’interactions administratives en dehors des horaires d’ouverture traditionnels répond aux attentes contemporaines. Les patients apprécient de pouvoir gérer certaines démarches en soirée ou le week-end. Cette extension de la disponibilité des services administratifs s’aligne sur l’évolution des modes de vie et des attentes sociétales.
Les défis techniques et organisationnels à relever
Les prérequis technologiques
Tout d’abord, l’accès sécurisé aux dossiers médicaux constitue le défi technique principal du télétravail dans ce secteur. Les données de santé étant particulièrement sensibles, leur protection doit être garantie conformément au RGPD. Les solutions de connexion VPN, l’authentification forte et le chiffrement des données deviennent indispensables.
De plus, les outils de téléphonie adaptés représentent un investissement incontournable pour un secrétariat à distance efficace. Les systèmes de téléphonie sur IP, les logiciels de standard virtuel ou les solutions de transfert d’appels doivent être soigneusement sélectionnés. La qualité de la communication téléphonique conditionne directement l’expérience du patient.
En outre, les logiciels médicaux accessibles à distance nécessitent des adaptations spécifiques. Les solutions cloud sécurisées se généralisent progressivement dans le secteur médical. Cette évolution technologique facilite considérablement l’accès aux informations nécessaires tout en garantissant leur protection.
La sécurité et la confidentialité des données
D’une part, le respect strict du secret médical en environnement domestique requiert des précautions particulières. D’autre part, l’isolement physique du poste de travail au domicile devient une nécessité pour préserver la confidentialité des échanges. Cette organisation spatiale spécifique doit être formalisée dans une charte de télétravail.
En effet, la formation aux bonnes pratiques de cybersécurité s’avère indispensable pour tous les télétravailleurs. Les risques liés au phishing, aux logiciels malveillants ou aux mots de passe faibles doivent être parfaitement maîtrisés. Cette sensibilisation continue constitue un pilier fondamental de la sécurisation des données de santé.
Par ailleurs, les procédures de notification des incidents de sécurité doivent être clairement établies et connues. La réactivité face à une potentielle fuite de données ou une tentative d’intrusion conditionne l’ampleur des conséquences. Ces protocoles d’urgence font partie intégrante d’une politique de sécurité globale adaptée au télétravail.
L’organisation du travail et la coordination d’équipe
Premièrement, la définition précise des plages de disponibilité et des temps de réponse attendus structure efficacement le télétravail. Ces cadres temporels clarifient les attentes réciproques et facilitent la coordination. Ils permettent également de préserver l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
Deuxièmement, les outils collaboratifs adaptés au secteur médical deviennent indispensables pour maintenir la cohésion d’équipe. Les messageries sécurisées de santé, les plateformes de visioconférence ou les espaces de travail partagés facilitent les échanges. Cette infrastructure digitale remplace partiellement les interactions informelles du présentiel.
Enfin, les réunions régulières, même virtuelles, maintiennent le lien social et professionnel entre tous les membres de l’équipe. Ces temps d’échange collectifs permettent de partager les informations importantes et de résoudre collectivement les difficultés rencontrées. Ils contribuent significativement à préserver le sentiment d’appartenance malgré la distance physique.
Les bonnes pratiques pour un télétravail efficace en secrétariat médical
L’aménagement optimal du poste de travail à domicile
Tout d’abord, l’espace dédié et isolé constitue la base d’un télétravail de qualité en secrétariat médical. Cette séparation physique garantit la confidentialité des échanges et favorise la concentration. Un bureau fermé ou un espace clairement délimité au sein du domicile représente la configuration idéale.
De plus, l’ergonomie du poste de travail mérite une attention particulière pour prévenir les troubles musculosquelettiques. Un siège adapté, un écran à hauteur des yeux et un clavier bien positionné constituent les fondamentaux ergonomiques. Ces investissements préservent la santé physique sur le long terme.
En outre, l’équipement audio de qualité professionnelle s’avère indispensable pour les secrétaires médicales en télétravail. Un casque avec micro intégré à réduction de bruit améliore considérablement la qualité des échanges téléphoniques. Cette clarté sonore renforce le professionnalisme perçu par les patients lors des appels.
La gestion efficace du temps et des priorités
D’une part, l’établissement de routines professionnelles structurées facilite la transition vers le télétravail. D’autre part, ces habitudes régulières maintiennent la discipline nécessaire à une productivité optimale. Le respect d’horaires définis, incluant des pauses planifiées, reproduit un cadre professionnel bénéfique.
À titre d’exemple, la technique Pomodoro (alternance de 25 minutes de travail concentré et 5 minutes de pause) s’adapte particulièrement bien au secrétariat médical à distance. Cette méthode maintient un niveau d’attention élevé tout au long de la journée. Elle prévient efficacement la fatigue cognitive liée aux tâches administratives complexes.
Par ailleurs, l’utilisation d’outils de planification et de suivi des tâches compense l’absence de supervision directe. Les logiciels de gestion de projet ou les applications de to-do list structurent efficacement la charge de travail. Cette organisation numérique renforce l’autonomie et la responsabilisation professionnelle.
La communication adaptée au contexte du télétravail
Premièrement, la transparence sur les disponibilités et les délais de traitement crée un climat de confiance avec l’équipe médicale. Un statut clairement visible sur les outils de communication ou un agenda partagé facilitent cette visibilité. Cette clarté prévient les malentendus et les attentes irréalistes.
Deuxièmement, la proactivité dans les échanges compense l’absence d’interactions spontanées du présentiel. L’initiative de points réguliers avec les praticiens ou les collègues maintient la fluidité de la collaboration. Cette démarche volontariste préserve la qualité des relations professionnelles malgré la distance.
Finalement, l’adaptation du ton et du format de communication selon les situations témoigne d’une maturité professionnelle appréciable. L’alternance judicieuse entre messages écrits, appels téléphoniques et visioconférences optimise l’efficacité des échanges. Cette flexibilité communicationnelle constitue une compétence distinctive en télétravail.
L’encadrement juridique et contractuel du télétravail
Le cadre légal du télétravail en France
Tout d’abord, le télétravail est encadré par les articles L.1222-9 à L.1222-11 du Code du travail. Cette législation définit les droits et obligations respectifs des employeurs et des salariés. Elle garantit notamment le principe de réversibilité et l’égalité de traitement entre télétravailleurs et autres salariés.
De plus, la protection des données de santé fait l’objet de dispositions spécifiques dans le RGPD et la loi Informatique et Libertés. Ces réglementations imposent des mesures de sécurité renforcées pour le traitement à distance des informations médicales. Leur respect scrupuleux conditionne la légalité du télétravail dans ce secteur sensible.
En outre, les obligations en matière de santé et sécurité au travail s’appliquent également au domicile du télétravailleur. L’employeur conserve une responsabilité concernant les conditions de travail, même à distance. Cette extension du périmètre de responsabilité nécessite une attention particulière aux risques spécifiques du travail à domicile.
La formalisation du télétravail dans le secrétariat médical
D’une part, l’avenant au contrat de travail ou la charte de télétravail constitue le document de référence. D’autre part, ce cadre formel doit préciser les modalités pratiques : jours télétravaillés, plages horaires, équipements fournis et moyens de contact. Cette clarification contractuelle prévient de nombreux litiges potentiels.
En effet, les aspects spécifiques liés à la confidentialité des données médicales méritent une attention particulière. Les engagements du salarié concernant la protection des informations sensibles doivent être explicitement formalisés. Cette responsabilisation contractuelle renforce la vigilance quotidienne sur ces enjeux cruciaux.
Par ailleurs, les modalités d’évaluation de la charge de travail et de suivi de l’activité doivent être définies avec précision. L’équilibre entre autonomie professionnelle et contrôle raisonnable représente un défi managérial important. Cette régulation délicate influence directement la qualité de l’expérience de télétravail.
Les responsabilités respectives de l’employeur et du salarié
Premièrement, l’employeur doit fournir les équipements nécessaires ou prévoir une indemnité compensatrice. Cette obligation concerne tant le matériel informatique que les fournitures ou les frais de connexion. La jurisprudence récente tend à renforcer cette responsabilité matérielle de l’employeur.
Deuxièmement, le salarié s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité. Cette responsabilité individuelle constitue un pilier essentiel de la protection des données médicales. Les bonnes pratiques quotidiennes du télétravailleur conditionnent l’efficacité globale du dispositif de sécurité.
Enfin, le droit à la déconnexion doit être explicitement organisé et respecté. La frontière entre vie professionnelle et personnelle s’estompant en télétravail, des garde-fous deviennent nécessaires. Cette protection contre l’hyperconnexion préserve la santé mentale des secrétaires médicales et prévient les risques psychosociaux.
La formation au télétravail en secrétariat médical
Les compétences spécifiques à développer
Tout d’abord, l’autonomie et l’organisation personnelle constituent des compétences fondamentales pour le télétravail efficace. La capacité à structurer son temps, à établir des priorités et à s’autodiscipliner devient cruciale. Ces soft skills déterminent largement la réussite de cette modalité de travail.
De plus, la maîtrise approfondie des outils numériques spécifiques au secteur médical s’avère indispensable. Les logiciels de gestion de cabinet, les plateformes de téléconsultation ou les systèmes de téléphonie avancée nécessitent une formation dédiée. Cette expertise technique conditionne la performance quotidienne en situation de télétravail.
En outre, les compétences en cybersécurité et protection des données deviennent essentielles dans ce contexte. La capacité à identifier les risques potentiels et à appliquer rigoureusement les protocoles de sécurité constitue une responsabilité majeure. Cette vigilance numérique protège l’ensemble de l’écosystème médical.
La formation Secrétaire Médicale d’IRSS : une préparation au travail à distance
D’une part, le programme de formation Secrétaire Médicale proposé par IRSS intègre les enjeux du télétravail dans ses enseignements. D’autre part, les compétences numériques nécessaires à cette modalité de travail sont développées tout au long du cursus. Cette préparation spécifique répond aux évolutions récentes du métier.
À titre d’exemple, les modules consacrés aux logiciels médicaux incluent désormais leur utilisation en contexte de travail à distance. Les particularités des accès sécurisés, des sauvegardes et des synchronisations sont abordées en détail. Cette dimension technique prépare efficacement aux réalités professionnelles contemporaines.
Par ailleurs, les aspects relationnels et communicationnels adaptés au télétravail font l’objet d’une attention particulière. Les techniques d’accueil téléphonique professionnel, la gestion des situations délicates à distance ou la coordination virtuelle avec l’équipe médicale sont enseignées. Ces compétences relationnelles spécifiques complètent l’expertise technique.
L’alternance : une expérience concrète du travail à distance
Premièrement, la formation en alternance proposée par IRSS (1 jour en formation, 4 jours en entreprise) permet souvent d’expérimenter concrètement le télétravail. De nombreuses structures d’accueil proposent désormais des jours de travail à distance aux alternants. Cette immersion réelle constitue un apprentissage particulièrement efficace.
Deuxièmement, l’accompagnement pédagogique à distance durant les périodes en entreprise reproduit les conditions du télétravail. Les échanges avec les formateurs via les plateformes numériques développent les réflexes de communication à distance. Cette expérience encadrée facilite l’acquisition des bonnes pratiques professionnelles.
Finalement, les projets pédagogiques collaboratifs réalisés à distance entre apprenants simulent les défis du travail d’équipe virtuel. Ces mises en situation préparent aux réalités de la coordination professionnelle sans présence physique. Elles développent les compétences d’autonomie et de collaboration numérique essentielles au télétravail.
Témoignages et retours d’expérience
Paroles de secrétaires médicales en télétravail
Tout d’abord, le témoignage de Marie, secrétaire médicale dans un cabinet de cardiologie, illustre les bénéfices personnels du télétravail : « Travailler trois jours par semaine depuis chez moi a transformé mon quotidien. J’économise deux heures de transport quotidien et je suis beaucoup moins fatiguée. Ma concentration est meilleure pour les tâches administratives complexes dans mon environnement calme. » Cette amélioration de la qualité de vie représente un argument majeur en faveur de cette organisation.
De plus, l’expérience de Sophie, secrétaire dans un centre de santé pluridisciplinaire, souligne les défis initiaux : « Les premières semaines ont été déstabilisantes. Il a fallu créer de nouvelles routines et apprendre à communiquer différemment avec l’équipe. Aujourd’hui, après six mois, je ne reviendrai pas en arrière. L’organisation hybride combine parfaitement les avantages du présentiel et du télétravail. » Cette adaptation progressive témoigne de la nécessité d’un accompagnement au changement.
En outre, le parcours de Thomas, secrétaire médical indépendant travaillant exclusivement à distance pour plusieurs praticiens, illustre les nouvelles opportunités professionnelles : « Le télétravail m’a permis de développer une activité de secrétariat médical pour cinq médecins différents. Cette flexibilité serait impossible en présentiel. Mon expertise technique et mon organisation rigoureuse sont mes principaux atouts. » Cette évolution vers l’indépendance représente une voie professionnelle facilitée par le télétravail.
Le point de vue des établissements de santé
D’une part, le Dr Martinez, médecin généraliste, partage son expérience positive : « Proposer du télétravail à ma secrétaire m’a permis de conserver une collaboratrice expérimentée qui envisageait de démissionner pour raisons familiales. L’investissement initial en équipement a été rapidement amorti par les bénéfices en termes de continuité et de qualité de service. » Cette fidélisation des talents constitue un argument économique convaincant.
D’autre part, Mme Dupont, directrice d’un centre médical pluridisciplinaire, évoque les aspects organisationnels : « Nous avons mis en place un système de rotation permettant à nos quatre secrétaires de bénéficier de deux jours de télétravail par semaine. Cette organisation a nécessité une refonte de nos procédures mais a considérablement amélioré la satisfaction de l’équipe administrative. » Cette approche structurée démontre l’importance d’une planification rigoureuse.
Par ailleurs, le témoignage du Dr Lefort, radiologue, souligne les bénéfices inattendus : « Au-delà des aspects pratiques, j’ai constaté une amélioration de la qualité du travail administratif. Les comptes rendus sont plus précis et les dossiers mieux organisés. L’environnement calme du domicile semble particulièrement propice aux tâches nécessitant concentration et minutie. » Cette plus-value qualitative renforce l’intérêt du télétravail au-delà des aspects logistiques.
Conseils pratiques issus de l’expérience
Premièrement, l’importance d’une transition progressive est soulignée par de nombreux témoignages. Commencer par un jour hebdomadaire de télétravail permet d’ajuster progressivement l’organisation et les outils. Cette approche incrémentale facilite l’adaptation de toutes les parties prenantes.
Deuxièmement, l’investissement dans un équipement de qualité apparaît comme un facteur clé de réussite. Un ordinateur performant, une connexion internet fiable et un matériel audio professionnel constituent la base technique indispensable. Ces fondamentaux techniques conditionnent l’expérience quotidienne du télétravail.
Enfin, le maintien de rituels d’équipe, même virtuels, est fréquemment mentionné comme essentiel. Les points réguliers, les célébrations d’événements ou les moments informels d’échange préservent la cohésion malgré la distance. Cette dimension humaine complète l’infrastructure technique pour un télétravail épanouissant et durable.
L’avenir du télétravail dans le secrétariat médical
Les tendances émergentes
Tout d’abord, la généralisation des modèles hybrides combinant présentiel et distanciel semble se confirmer. Cette organisation mixte permet de conserver les avantages des deux modalités de travail. Elle représente probablement l’avenir dominant du secrétariat médical pour les structures traditionnelles.
De plus, les plateformes de secrétariat médical virtuel connaissent une croissance exponentielle. Ces services entièrement à distance, souvent organisés en équipes, garantissent une permanence téléphonique étendue. Leur développement répond particulièrement aux besoins des praticiens indépendants ou des petites structures.
En outre, l’intégration croissante de l’intelligence artificielle transformera progressivement certaines tâches du secrétariat médical. Les assistants virtuels pour la prise de rendez-vous ou le tri des messages complèteront le travail humain. Cette évolution technologique modifiera le périmètre des missions réalisées à distance.
Les compétences d’avenir pour le secrétariat médical à distance
D’une part, l’expertise en coordination numérique des parcours de soins prendra une importance croissante. D’autre part, la capacité à orchestrer les différentes interventions médicales via les outils digitaux deviendra une compétence distinctive. Cette évolution vers un rôle de « chef d’orchestre numérique » valorisera la profession.
En effet, les compétences en analyse de données médicales et administratives gagneront en importance. Les secrétaires médicales pourront progressivement exploiter les informations collectées pour optimiser l’organisation des soins. Cette dimension analytique enrichira considérablement la valeur ajoutée du métier.
Par ailleurs, la maîtrise des outils de télémédecine et d’assistance digitale aux patients représente un domaine de compétence émergent. L’accompagnement des usagers dans l’utilisation de ces technologies constituera une mission essentielle. Cette médiation numérique renforcera le rôle d’interface entre patients et système de santé.
Se préparer aux évolutions futures
Premièrement, la formation continue aux nouvelles technologies médicales devient indispensable pour rester pertinent. L’évolution rapide des outils et des pratiques exige une mise à jour régulière des compétences. Cette veille technologique active constitue désormais une part intégrante du métier.
Deuxièmement, le développement d’une expertise distinctive dans un domaine spécifique représente une stratégie d’adaptation prometteuse. La spécialisation dans une branche médicale particulière ou une compétence technique précise renforce l’employabilité. Cette différenciation professionnelle prend une importance croissante dans un environnement de plus en plus concurrentiel.
Finalement, l’ouverture aux collaborations interprofessionnelles élargies caractérisera les secrétaires médicales les plus adaptables. L’intégration dans des équipes de soins coordonnés ou des communautés professionnelles territoriales nécessite de nouvelles compétences collaboratives. Cette dimension collective du travail à distance constitue un horizon d’évolution majeur pour la profession.
Conclusion
Le télétravail dans le secrétariat médical représente bien plus qu’une simple modalité organisationnelle alternative. Il constitue une transformation profonde du métier, ouvrant de nouvelles perspectives professionnelles et améliorant significativement les conditions d’exercice. Les avantages pour les secrétaires médicales, les établissements de santé et les patients justifient pleinement l’accélération de cette évolution.
En effet, la réussite de cette transition repose sur une préparation technique et organisationnelle rigoureuse. L’équipement adapté, les procédures sécurisées et la formation aux bonnes pratiques constituent les fondements indispensables. La formalisation contractuelle et le respect du cadre légal complètent ce dispositif pour garantir un télétravail serein et efficace.
En définitive, la formation Secrétaire Médicale proposée par IRSS prépare efficacement à cette nouvelle réalité professionnelle. Son programme actualisé intègre les compétences numériques et organisationnelles nécessaires au travail à distance. Dans un secteur en pleine mutation, cette préparation aux modalités contemporaines d’exercice constitue un atout majeur pour une insertion professionnelle réussie et une carrière évolutive.
N’hésitez pas à consulter la fiche détaillée de la formation Secrétaire Médicale sur notre site pour plus d’informations sur cette formation qui vous préparera aux défis passionnants du secrétariat médical moderne, incluant la dimension du télétravail.
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